Bel: 0570-714 215
Aanvullende modules
Alis is een modulair opgebouwd systeem. De brede Alis basisfunctionaliteit kan desgewenst worden uitgebreid met een aantal aanvullende modules. De beschikbare modules worden hieronder beschreven.
| Quality Control modules | Quality Assurance modules | Overige modules |
Quality Control modules
Alarmering
De Alarmeringmodule biedt de mogelijkheid om allerlei ongewenste situaties te signaleren, te melden en vervolgens de afhandeling daarvan te verwerken. Voorbeelden van dergelijke situaties zijn off-spec resultaten, te grote duplo verschillen of monsters die niet op tijd geanalyseerd zijn. Deze triggers zijn vrij configureerbaar.
Wanneer er een ongewenste situatie optreedt, wordt een alarm gegenereerd. Op basis van de gebruikerstoewijzingen wordt een e-mail gestuurd naar de verantwoordelijken.
In de opvolging van het alarm worden de genomen maat- regelen vastgelegd. Alle alarmen worden gearchiveerd en blijven opvraagbaar in Alis.
Vanuit het alarmenoverzicht zijn statistieken beschikbaar over de verdeling en responsetijd van alarmen per afdeling, productieunit of monstertype.
Op deze manier kan geborgd worden dat incidenten omtrent (productie) kwaliteit zorgvuldig beheersd en geregistreerd worden.
Dankzij de flexibele opzet en de mogelijkheid om zelf alarmtypen te definiëren, kan deze module volledig ingericht worden naar uw wensen.
Statistical Process Control
De Alis Statistical Process Control (SPC) module zorgt voor een sneller en accurater inzicht in de kwaliteit van productieprocessen. Op basis van statistische analyse informeert Alis haar gebruikers pro-actief over ongewenste trends of het niet langer onder controle zijn van een proces.
Alis kan automatisch vaststellen of een proces al dan niet in statistical control is, of dat er ongewenste trends optreden. Wanneer een proces niet in statistical control blijkt te zijn, worden gebruikers hiervan direct op de hoogte gesteld. Hierdoor kan sneller ingespeeld worden op ontwikkelingen in de productiekwaliteit en kunnen corrigerende maatregelen eerder genomen worden. Dit zal de output van het process verbeteren en de opbrengsten doen toenemen.
Identificeren out-of-control processen
Voor alle productieprocessen, desgewenst uitgesplitst per product, kunnen SPC-toetsingsprofielen worden gedefinieerd. Deze profielen zijn gebaseerd op de Nelson-rules. Zodra nieuwe meetresultaten zijn ingegeven worden de SPC-toetsen uitgevoerd. Hierbij wordt uitgegaan van het opgegeven toetsingsprofiel voor het betreffende proces. Wanneer blijkt dat een proces niet in statistical control is, worden de betrokken medewerkers direct op de hoogte gesteld. Dit gebeurt via het interne berichten systeem en via e-mail. Deze medewerkers krijgen vervolgens een rapport over het betreffende proces zodat ze corrigerende maatregelen kunnen treffen. Ook deze maatregelen kunnen met deze module worden vastgelegd en per product worden getoond.
Rapportage SPC indicatoren
In het Out-of-control rapport is een verzameling sleutelindicatoren opgenomen die snel inzicht geeft in de verdeling van de meetwaarden.
Daarnaast is te zien welke van de gedefinieerde toetsingscriteria is overschreden. Het rapport bevat:
- Control charts, incl. gemiddelde en sigma grenzen
- Histogram (incl. specs) en statistieken
- SPC-indicatoren als Cp en Cpk
Vanuit dit rapport kan eenvoudig verder geanalyseerd worden met de verschillende analysetools in Alis.
Met de Alis SPC module wordt het aanzienlijk eenvoudiger om vast te stellen of processen onder controle zijn, of voor welke parameters dit niet het geval is. Hiermee kan nauwkeuriger gestuurd worden en zal de output van het proces verbeteren.
De procesbeheersing verschuift van reageren naar anticiperen.
Analyse-certificaten
De Analyse-certificatenmodule maakt het mogelijk om PDF documenten te genereren met daarop kwaliteitsinformatie van één of meerdere batch(es). Deze documenten kunnen worden geprint, per mail naar klanten verstuurd of via het internet aan klanten ontsloten worden.
Het genereren van certificaten kan worden gekoppeld aan vrijgave procedures in Alis. Hiermee kan worden geborgd dat slechts certificaten van vrijgegeven producten kunnen worden gegenereerd.
Voor alle producten kan de inhoud van het certificaat afzonderlijk worden beheerd. Per product kunnen meerdere certificaatvarianten worden aangemaakt. Dit maakt het mogelijk om klantspecifieke certificaten te definiëren. De varianten verschillen bijvoorbeeld in de weergegeven parameters, methodiek of gebruikte pdf template. Voor elke parameter kan (optioneel) een analysemethodiek worden opgegeven, in overeenstemming met het kwaliteitszorgsysteem.
Het is volledig vrij aan de gebruikers om te bepalen welke informatie moet worden opgenomen op de certificaten. De certificaten kunnen naast de gemeten waarden ook de normgrenzen of tekst bevatten. De certificaten maken gebruik van een pdf-template document. Deze template kan volledig worden afgestemd op de huisstijl van uw organisatie. De kwaliteitsinformatie wordt aan het template document toegevoegd waarmee het certificaat volledig in lijn is met de huisstijl.
Door een koppeling te leggen met een logistiek systeem (bijv. ERP) kan klant- en orderinformatie op het analysecertificaat worden opgenomen. Hierbij kan de verantwoordelijkheid voor het genereren van het certificaat bij Alis of bij het logistieke systeem gelegd worden. In dit laatste scenario kan Alis bijvoorbeeld de kwaliteitsinformatie beschikbaar stellen aan het logistieke systeem. Een voorbeeld van deze specifieke situatie is de koppeling met SAP zoals we deze op basis van webservices hebben gerealiseerd.
Deze module is zeer flexibel waardoor we nagenoeg alle wensen qua CoA configuratie kunnen verwezelijken.
Quality Assurance modules
Zorgsysteembeheer
De module "Zorgsysteembeheer" faciliteert het beheersen van documenten in kwaliteitszorgsystemen. Met deze module kunnen alle documenten centraal beheerd worden, conform de gestelde administratieve normen, en zijn alle documenten (o.a. voorschriften en procedures) op elke werkplek beschikbaar. Deze module neemt de omvangrijke papieren administratie en e-mail correspondentie weg en zorgt voor een compleet en accuraat archief conform de geldende eisen in ISO normen.
Alle documenten uit (ISO) handboeken in Alis
Alle documenten uit kwaliteitshandboeken kunnen in Alis worden opgenomen. Ze worden dan centraal beheerd en zijn op elke werkplek beschikbaar. In geval van wijzigingen worden alle betrokkenen automatisch op de hoogte gesteld van de wijzigingen.
Processtroomschema's
Deze module maakt het ook mogelijk om (bestaande) processtroomschema's in Alis op te nemen. In deze stroomschema's kunnen links naar documenten, grafieken, analyse-resultaten en andere procesmodellen worden opgenomen.
Initiëren wijzigingstrajecten door betrokkenen
Elke medewerker kan voor alle documenten waartoe hij/zij toegang heeft een wijzigingstraject initiëren. Hierbij kan o.a. een voorstel tot verbetering en een direct te nemen maatregel worden aangegeven. De documenteigenaar wordt op de hoogte gesteld van het wijzigingsverzoek en zal vervolgens actie ondernemen of het verzoek afwijzen.
Faciliteren communicatie over concept-revisies
Wanneer een documenteigenaar een conceptversie of revisie van een document heeft opgesteld worden adviseurs betrokken die het concept beoordelen en hun advies geven. Alle adviezen worden geregistreerd en automatisch aan het dossier van het concept toegevoegd.
Publiceren nieuwe versie in zorgsysteem
Nadat een documenteigenaar een conceptversie heeft opgesteld kan deze worden voorgelegd aan de zorgsysteembeheerder. Deze beoordeelt het concept en besluit of deze versie al dan niet kan worden opgenomen in het zorgsysteem. Mocht dit niet het geval zijn, wordt de documenteigenaar weer op de hoogte gesteld en zal een nieuw concept worden opgesteld. Wanneer de nieuwe versie van het document uiteindelijk gepubliceerd is, zullen alle betrokkenen op de hoogte worden gebracht van de inhoudelijke wijziging.
Automatisch gegenereerd Documentregister
In een automatisch gegeneerd register is een overzicht te vinden van alle documenten, hun categorie, de documenteigenaar, de laatste wijzigingsdatum en kan de actuele versie van het document direct worden ingezien.
Klik hier voor demonstratie video's van deze module
Klacht- en incidentregistratie
De doelstelling met Alis is om een systeem te bieden dat het centrale loket vormt voor alle kwaliteitsinformatie binnen een organisatie. Dit gaat van meetresultaten uit het laboratorium tot de procesmodellen en -documentatie uit ISO kwaliteitszorgsystemen.
Een aanvulling hierop is de module "Klacht- en incidentregistratie". Hiermee kunnen ook alle klachten en incidenten in Alis geregistreerd worden. Het doel van deze module is om alle administraties rondom klachten en incidenten te ondersteunen. Van intake tot analyse verzorgt Alis het volledige traject.
Binnen deze module wordt de term 'melding' gebruikt als overkoepelende term voor alle te registreren klachten of incidenten. De meldingen kunnen nader verdeeld worden in verschillende types, bijvoorbeeld: afwijking, incident, klacht, ongeval of tekortkoming. Deze meldingtypen zijn door de gebruikers zelf te beheren.
Algemene flow
De registratie en verwerking van meldingen kent de volgende stappen:
- Intake
- Opvolging
- Analyse & Rapportage
Intake
Een melding komt binnen en afhankelijk van het type melding wordt alle relevante informatie ingevoerd. Er kan door de beheerder bepaald worden welke informatie hierbij ingevoerd moet worden. Ook kan worden opgegven wie in de organisatie op de hoogte moet worden gesteld van de nieuwe melding.
Opvolging
Een melding wordt opgepakt, bijvoorbeeld door de QA afdeling, en verder opgevolgd. In deze verwerking wordt (optioneel) een Plan van Aanpak opgesteld. Hierin wordt opgegeven wie welke verantwoordelijkheden draagt, wanneer e.e.a. afgerond dient te zijn, en wat de kosten per stap in het PvA zijn. Ook hier kan door de beheerder gedefiniëerd worden welke informatie hierbij ingevoerd moet worden. Eventueel kunnen documenten en verwijzingen naar analyse-resultaten worden opgenomen in de opvolging van een melding.
Analyse & Rapportage
Alle afgeronde meldingen kunnen afzonderlijk worden bekeken, waarbij alle beschikbare informatie over de melding toegankelijk is. Op deze manier kan naderhand per melding de effectiviteit beoordeeld worden.
Ook bieden deze overzichten een inzicht in de doorlooptijd en kosten van elke individuele melding. Daarnaast kunnen geaggregeerde rapporten over meerdere meldingen, bijvoorbeeld gefilterd per type, worden gegenereerd.
Monsternameplanning
De module "Monsterplanning" maakt het mogelijk om monsternames in te plannen in een kalender. Op de tijdslijn kan worden vastgelegd wanneer welke monsters genomen moeten worden, inclusief omschrijving of opmerkingen. Via intern bericht of e-mail wordt de monstername aangekondig.
Per monstertype kan een maximaal aanvaardbare analysetijd worden opgegeven. Wanneer een monster niet op tijd in Alis ingevoerd is, zal een alarm afgaan. Dit wordt via het interne berichten systeem, e-mail of de Alarmmodule (indien deze geactiveerd is) gerapporteerd worden.
Overige modules
Management Informatie
De module "Management Informatie" is een functionele uitbreiding van de Alis basis waarmee diverse managementrapportages gegenereerd kunnen worden.
Dit betreft zowel financiële rapportages als ook (geaggregeerde) rapportages over de kwaliteit. De financiële rapportages geven inzicht in de kostenverdeling binnen het laboratorium, op verschillende niveaus, en kunnen als input dienen voor analysefrequentie of analysemethodiek overwegingen en kostenplaatsing.
De kwaliteitsrapportages geven o.a. informatie over het aantal resultaten dat binnen of buiten specificatiegrenzen vallen. Hiermee kunnen bijvoorbeeld productie- of vullijnen met elkaar worden vergeleken.
De financiële rapportages kunnen worden opgebouwd voor het hele laboratorium, per analyse-schema groep, per analyse-schema en per analyse.
Naast de financiële overzichten biedt deze module overzichten van het aantal monsters dat in- of off-spec was in een bepaalde (door de gebruiker opgegeven) periode. Deze overzichten kunnen worden ingedeeld op basis van verschillende parameters. Denk hierbij aan producten, reactoren, productielijnen of vullijnen.
Met deze overzichten kan inzicht worden verkregen over hoe productieonderdelen ten opzichte van elkaar presteren en in hoeverre het proces voor de weergegeven omstandigheden onder controle is.
Analyse-schema beheer
Met de module "Analyse-schemabeheer" kunnen analyse-schema's, die de basis vormen van alle functionaliteit rondom analyse-resultaten, volledig beheerd worden. Analyse-schema's definiëren welke informatie van bepaalde monstertypen wordt opgeslagen. Hierbij kan het gaan om zowel analyse-resultaten als productieparameters.
De verschillende analyse-schema groepen kunnen door gebruikers aangemaakt en beheerd worden, voorbeelden van deze groepen zijn "Grondstoffen", "Eindproducten" of "Milieu". Binnen deze groepen kunnen vervolgens de analyse-schema's aangemaakt worden. Elk van de schema's bestaat uit een verzameling invoervelden. Het aantal groepen en analyse-schema's is op geen enkele manier begrensd.
Voor elk invoerveld kan worden aangegeven om wat voor type invoerveld het gaat (tekst, numeriek, berekening etc.) en bijvoorbeeld het aantal decimalen waarin een waarde moet worden opgeslagen.
Wanneer een nieuw analyse-schema is aangemaakt en naar de productieomgeving is verplaatst, vormt dit de basis van de verwerking van analyse-resultaten voor het betrokken monstertype. De overzichten en rapportage functies baseren zich hierop.
In geval van aanpassingen aan bestaande analyse-schema's worden back-ups van de structuur en gegevens gemaakt. Hierdoor kan altijd worden teruggegrepen naar de initiële situatie zonder verlies van gegevens.
Door middel van deze module kan derhalve de kern van Alis beheerd worden, zonder tussenkomst van Asystance. Hiermee ontstaat een grote flexibiliteit in de toepassing van Alis in een dynamische omgeving en brengen aanpassingen aan de analyse-schema's geen extra kosten met zich mee en kunnen deze snel doorgevoerd worden.
